Change Management: 6 Reisetipps für Veränderungsprozesse

Die meisten Organisationen müssen sich ständig verändern um dauerhaft erfolgreich zu sein.

Einige Beispiele dazu sind:

• Nach einer erfolgreichen Gründung gilt es zu wachsen und dabei die Leistungsfähigkeit zu erhöhen.
• Prozesse müssen neu geordnet werden um Qualität und Output zu erhöhen.
• Das angebotene Produktspektrum wird verändert um am Markt zu bestehen.
• Nach einem Merger oder einer Akquisition gilt es, zwei oder mehrere Unternehmen zu verschmelzen.
• Verkaufs- und Vertriebsprozesse werden überarbeitet um bessere Vertriebsergebnisse zu erzielen.

All diese Veränderungen betreffen Menschen, die vorher meist  anders gearbeitet haben und sich deshalb umstellen müssen. Oft fühlen sie sich aus unterschiedlichen Gründen bedroht und ziehen deshalb nicht immer sofort begeistert mit, leisten manchmal sogar Widerstand.

Bewusstes und aktives Changemanagement hilft in dieser Situation, die Sorgen der Betroffenen ernst zu nehmen und Veränderungen in angemessener Zeit mit hoher Akzeptanz umzusetzen.

Klares Zielbild erarbeiten

„Dem weht kein Wind, der das Ziel nicht kennt“ - jede Veränderung beginnt mit klaren Vorstellungen warum die Reise wo hin gehen soll.

Dabei stellt ein klares Zielbild eine Vision dar, wie sich die Organisation in Bezug auf die angestrebte Veränderung in ihrem Umfeld und Markt positionieren will und warum die angestrebte Positionierung besonders attraktiv ist.

Das Ziel der Veränderung sollte klar und für alle verständlich beschrieben werden. Dabei sollte vor allem deutlich werden, welchen Nutzen sich die Organisation aus der Neupositionierung erhofft.

Bei der Formulierung des Zielbildes ist darauf zu achten, dass bisherige Leistungen nicht abgewertet werden, sondern eine Weiterentwicklung stattfindet.

Klar führen

Veränderungen ohne klare Führung lösen Ängste aus, die sich oft in Widerständen manifestieren. Klare Führung hält das Boot der Veränderung auf Kurs und vermeidet Schlingerkurse soweit es möglich ist. Sie ist selbst Vorbild und trifft rechtzeitig klare Entscheidungen.

Dabei reflektieren Kapitän und Führungscrew die eigene Rolle im Veränderungsprozess  und erwecken Vertrauen durch integeres, authentisches Verhalten. Sie können Unsicherheiten und Zweifel verstehen und ihnen überzeugend begegnen.

Hilfreich ist dabei, sich einerseits immer wieder selbst zu reflektieren und gleichzeitig immer wieder in die Situation der Betroffenen hineinzuversetzen.

Sinnvoll beteiligen

Die einfachste Veränderung ist die, die man selbst mitgestalten kann. Das liegt daran, dass Dinge, die selbst gestaltet oder beeinflusst werden können, weniger Angst machen und viele Lösungen oft besser werden wenn die Sichtweise der Betroffenen berücksichtigt wird.

Es gilt aber auch die alte Regel, dass eine 80% Lösung mit 100% Akzeptanz zu einer deutlich höheren Umsetzungsquote führt als ein 100% Ergebnis, dass nur wenig Akzeptanz besitzt.

Je nach Rolle und Aufgabe der Betroffenen sind dabei unterschiedliche Formen der Mitwirkung denkbar:  Gemeinsame Zielfindung, Hilfe bei der Navigation, Ideengeber für die Umsetzung oder aktive Mithilfe bei der Schulung und Qualifizierung von Kollegen.

Das Instrumentarium der Beteiligung ist vielfältig und kann situativ eingesetzt werden. Feedback, gezielte Workshops, aktive Mitarbeit oder Großgruppenveranstaltungen seien nur einige Beispiele die helfen Betroffene zu Beteiligten zu machen.

Einer Crew, die selbst Aufgaben übernimmt, wird in der Regel weniger seekrank als einem passiven Passagier.

Angemessen informieren und kommunizieren

Auch Nichtwissen löst Ängste aus und Angst ist immer der größte Treiber für Widerstand.

Es lohnt sich, eine regelmäßige Information und Kommunikation bereits zu Beginn einer geplanten Veränderung  zu planen. Nach einer systematischen Stakeholderanalyse sollte festgelegt werden, wer zu welchem Zeitpunkt von wem in welcher Form informiert wird.

Dabei gilt die Regel, dass kritische Information immer besser persönlich überbracht werden sollten und Dialoge sinnvoller sind als Einwegkommunikation.

Dabei ist es wichtig, dass für alle Menschen die „Me-Themen“, d.h. die Frage, was eine Veränderung für sie persönlich bedeutet, im Vordergrund stehen. Sie sollte also immer so schnell wie möglich beantwortet werden, selbst wenn die geplante Veränderung zunächst unangenehm erscheint.

Ausreichend schulen und qualifizieren

Die motivierteste Crew kann nichts bewirken, wenn sie ihre Rolle nicht kennt und das Handwerkszeug nicht beherrscht. Dabei wird in vielen Fällen unterschätzt, wie wichtig es sein kann konkrete Handlungsanweisung für die neue Situation zu besitzen sowie Zeit und Gelegenheit zum ausprobieren, üben und verbessern zu haben.

Eine saubere Analyse vorhandender und zukünftig benötigter Kompetenzen ist hier unerlässlich.

Projekt prozessorientiert managen

Der Weg führt zum Ziel. Die meisten Veränderungen sind komplexe Vorhaben, die einer gewissen Planung und Steuerung bedürfen. Dabei sollte klar sein in welchen Etappen die Reise verläuft, ob alle nacheinander oder auf einmal reisen sollen und wie überprüft werden kann, ob alle auf dem richtigen Weg sind. Planen Sie notwendige Aufgaben und legen Sie genau fest, wer diese bis wann erledigen soll.

Um neue Erkenntnisse berücksichtigen zu können, ist es allerdings wichtig, eine gute Balance zwischen Planungssicherheit und Offenheit zu behalten. Eine gute Routenplanung sollte also immer die Möglichkeit beinhalten, den geplanten Weg anzupassen, wenn sich neue Chancen ergeben.